sábado, 4 de junho de 2011
sexta-feira, 20 de maio de 2011
quarta-feira, 18 de maio de 2011
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas
para colocar documentos em ordem em um arquivo.
Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético,
geográfico, numérico e ideográfico. Cada método tem suas
particularidades, a saber:
MÉTODO ALFABÉTICO
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado
para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o
nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como
vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um
grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido
ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia
dos nomes.
A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos
documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este método é denominado Variadex.
Portanto, o método variadex utiliza cores como elementos auxiliares
para facilitar a localização e a recuperação dos documentos, e é uma
variação do método alfabético.
Regras de alfabetação
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas
regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.
São elas:
1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e
depois, o prenome.
Araújo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Ferreira, Maria Souza
Vasconcelos, Luís dos Santos
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo
prenome.
Ferreira, André
Ferreira, João
Ferreira, Paulo
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen
não devem ser separados.
Bom Tempo, Cláudia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Monte-Verde, Juvenal Silva
Santos-Dumont, Alberto
Vilas Boas, Bernardo Alves
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa
seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, João Barbosa
São Tiago, Bernardo Oliveira
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem
preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro
4) Artigos e preposições não devem ser considerados.
Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Luciana Oliveira da
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que
acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é
considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
Mc Cain, John
O´Brian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho,
devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.
Araújo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Júnior, Lucas Tavares
Ferreira Neto, Maria Souza
Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos
6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados.
Devem ser colocados no final, entre parênteses.
Alves, José Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)
7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último
sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua
espanhola, que tem regras especificas.
Camões, Luis Vaz de
Clinton, Bill
Newton, Isaac
Shakespeare, William
8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua
espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome
e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos
para o início.
Bolaños Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Garcia, Roman
9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por
exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se
apresentam, sem qualquer alteração.
Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Tsé Tung
10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da
mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início
para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não
deve ser feita qualquer alteração.
Associação Brasilense de Arquivologia
Bi-ba-bô Shopping
Boticário (O)
Casas Bahia
Fundação Getúlio Vargas
Globo (O)
Times (The)
11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no
final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome
do evento e não pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
Encontro de Arquivistas (IV)
Seminário de Jornalistas (18º)
Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.
Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II)
Encontro de Arquivistas (III)
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é utilizando quando os documentos são
organizados pela procedêcia ou local, ou seja, quando a instituição opta
por classificar os documentos pelo local de origem.
No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas
regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico:
1) Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos
devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior
localização. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um
mesmo estado ou país deverão ser organizadas de forma alfabética, mas
mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade
mais procurada e com o maior número de documentos.
Exemplo:
2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a
separação por estado, não há a necessidade de se colocar as capitais no
início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que,
ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente,
para o caso de cidades com o mesmo nome.
Exemplo:
Anápolis (Goiás)
Crato (Ceará)
Custódia (Pernambuco)
Passo Fundo (Rio Grande do Sul)
Vitória (Espírito Santo)
MÉTODO NUMÉRICO
O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele em que
os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método,
pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico
ou dígito-terminal.
O método numérico simples é adotado quando a organização é
feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado.
É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos,
pastas de funcionários, processos e filmes.
No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários
dígitos, o método numérico simples acaba por se tornar muito lento e
trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do documento.
Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a
ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento
mais rápido e eficiente.
A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método
dígito-terminal.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44
Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos.
Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores.
O método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar
os documentos por data. É um método largamente utilizado na
organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a
data seja o principal elemento na busca da informação.
MÉTODO IDEOGRÁFICO
O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos
documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado
no dia-a-dia das instituições.
O método ideográfico tem algumas subdivisões que serão
detalhadas a seguir:
Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de
forma alfabética ou numérica.
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único
nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados
(enciclopédico). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos.
Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,
onde foram criadas as seguintes pastas:
- Férias
- Contas a pagar
- Aposentadoria
- Empréstimos bancários
- Licença médicas
- Contas a receber
- Freqüência
- Licença maternidade
- Empréstimos rurais
A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se dar em
um único nível ou em níveis hierarquizados, de acordo com a
conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da
seguinte forma:
para colocar documentos em ordem em um arquivo.
Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético,
geográfico, numérico e ideográfico. Cada método tem suas
particularidades, a saber:
MÉTODO ALFABÉTICO
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado
para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o
nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como
vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um
grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido
ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia
dos nomes.
A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos
documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este método é denominado Variadex.
Portanto, o método variadex utiliza cores como elementos auxiliares
para facilitar a localização e a recuperação dos documentos, e é uma
variação do método alfabético.
Regras de alfabetação
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas
regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.
São elas:
1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e
depois, o prenome.
Araújo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Ferreira, Maria Souza
Vasconcelos, Luís dos Santos
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo
prenome.
Ferreira, André
Ferreira, João
Ferreira, Paulo
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen
não devem ser separados.
Bom Tempo, Cláudia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Monte-Verde, Juvenal Silva
Santos-Dumont, Alberto
Vilas Boas, Bernardo Alves
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa
seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, João Barbosa
São Tiago, Bernardo Oliveira
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem
preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro
4) Artigos e preposições não devem ser considerados.
Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Luciana Oliveira da
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que
acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é
considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
Mc Cain, John
O´Brian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho,
devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.
Araújo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Júnior, Lucas Tavares
Ferreira Neto, Maria Souza
Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos
6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados.
Devem ser colocados no final, entre parênteses.
Alves, José Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)
7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último
sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua
espanhola, que tem regras especificas.
Camões, Luis Vaz de
Clinton, Bill
Newton, Isaac
Shakespeare, William
8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua
espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome
e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos
para o início.
Bolaños Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Garcia, Roman
9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por
exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se
apresentam, sem qualquer alteração.
Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Tsé Tung
10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da
mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início
para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não
deve ser feita qualquer alteração.
Associação Brasilense de Arquivologia
Bi-ba-bô Shopping
Boticário (O)
Casas Bahia
Fundação Getúlio Vargas
Globo (O)
Times (The)
11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no
final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome
do evento e não pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
Encontro de Arquivistas (IV)
Seminário de Jornalistas (18º)
Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.
Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II)
Encontro de Arquivistas (III)
MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é utilizando quando os documentos são
organizados pela procedêcia ou local, ou seja, quando a instituição opta
por classificar os documentos pelo local de origem.
No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas
regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico:
1) Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos
devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior
localização. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um
mesmo estado ou país deverão ser organizadas de forma alfabética, mas
mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade
mais procurada e com o maior número de documentos.
Exemplo:
2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a
separação por estado, não há a necessidade de se colocar as capitais no
início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que,
ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente,
para o caso de cidades com o mesmo nome.
Exemplo:
Anápolis (Goiás)
Crato (Ceará)
Custódia (Pernambuco)
Passo Fundo (Rio Grande do Sul)
Vitória (Espírito Santo)
MÉTODO NUMÉRICO
O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele em que
os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método,
pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico
ou dígito-terminal.
O método numérico simples é adotado quando a organização é
feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado.
É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos,
pastas de funcionários, processos e filmes.
No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários
dígitos, o método numérico simples acaba por se tornar muito lento e
trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do documento.
Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a
ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento
mais rápido e eficiente.
A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método
dígito-terminal.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44
Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos.
Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores.
O método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar
os documentos por data. É um método largamente utilizado na
organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a
data seja o principal elemento na busca da informação.
MÉTODO IDEOGRÁFICO
O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos
documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado
no dia-a-dia das instituições.
O método ideográfico tem algumas subdivisões que serão
detalhadas a seguir:
Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de
forma alfabética ou numérica.
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único
nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados
(enciclopédico). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos.
Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,
onde foram criadas as seguintes pastas:
- Férias
- Contas a pagar
- Aposentadoria
- Empréstimos bancários
- Licença médicas
- Contas a receber
- Freqüência
- Licença maternidade
- Empréstimos rurais
A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se dar em
um único nível ou em níveis hierarquizados, de acordo com a
conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da
seguinte forma:
PROTOCOLO
Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os
documentos se caracterizam por sua grande freqüência de consulta e
por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto,
que a instituição adote mecanismos capazes de controlar esta tramitação,
de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário.
Esta atividade de controle é conhecida como protocolo, que e constituído
Esta avaliação resultará na elaboração de um instrumento, que
regulará o prazo de guarda e a destinação final de cada documento da
instituição. É a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
deverá ser aprovada por uma autoridade competente do órgão, para que
possa ser aplicada na instituição.
Cada instituição deverá possuir sua própria tabela de
temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para
empresa, de acordo com as atividades específicas de cada uma.
A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com
exemplos hipotéticos, a fim de permitir uma melhor compreensão do
assunto.
pelas seguintes tarefas:
- Recebimento da correspondência que chega na instituição;
- Separação da correspondência particular da correspondência oficial
(da instituição);
- Distribuição da correspondência particular para os destinatários;
- Separação da correspondência de caráter ostensivo da
correspondência sigilosa;
- Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatário (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em
um sistema de controle ou ficha de protocolo);
- Efetivar a autuação dos processos (inserção de capa, onde serão
registrados os dados básicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários
internos (distribuição) ou externos (expedição);
- Controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente
através de sistema informatizado ou livros de protocolo.
documentos se caracterizam por sua grande freqüência de consulta e
por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto,
que a instituição adote mecanismos capazes de controlar esta tramitação,
de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário.
Esta atividade de controle é conhecida como protocolo, que e constituído
Esta avaliação resultará na elaboração de um instrumento, que
regulará o prazo de guarda e a destinação final de cada documento da
instituição. É a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
deverá ser aprovada por uma autoridade competente do órgão, para que
possa ser aplicada na instituição.
Cada instituição deverá possuir sua própria tabela de
temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para
empresa, de acordo com as atividades específicas de cada uma.
A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com
exemplos hipotéticos, a fim de permitir uma melhor compreensão do
assunto.
pelas seguintes tarefas:
- Recebimento da correspondência que chega na instituição;
- Separação da correspondência particular da correspondência oficial
(da instituição);
- Distribuição da correspondência particular para os destinatários;
- Separação da correspondência de caráter ostensivo da
correspondência sigilosa;
- Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatário (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em
um sistema de controle ou ficha de protocolo);
- Efetivar a autuação dos processos (inserção de capa, onde serão
registrados os dados básicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários
internos (distribuição) ou externos (expedição);
- Controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente
através de sistema informatizado ou livros de protocolo.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estágio
de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou
permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos
documentos o
u ainda teoria das três idades.
VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades
(corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira
análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a
sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do
documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou
secundário.
Valor Primário
Entende-se por documento de valor primário aquele que atende
às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento
que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode,
a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência
funcional.
Na prática, todo documento nasce com valor primário, que
também é comumente chamado de valor administrativo, devido às suas
características. Durante um determinado período, que varia de documento
para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do
documento.
Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os
responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua
criação até a prescrição para fins administrativos.
Valor Secundário
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados
importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da
sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou
histórico.
Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a
maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo,
ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em
caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo
permanente.
ARQUIVO CORRENTE
O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é
assim definido por Marilena Leite Paes:
“É o arquivo constituído de documentos em curso ou
consultados freqüentemente, localizados nos próprios
setores que os receberam ou produziram ou em
dependências próximas e de fácil acesso”.
Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente
apresenta as seguintes características:
- É a fase em que os documentos são produzidos;
- É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;
- Apresenta grande freqüência de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos
setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados
freqüentemente, devem estar localizados nos próprios setores que
os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso
(arquivo central ou geral).
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os
documentos que, mesmo não sendo de uso freqüente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relação com seu conteúdo.
Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem
conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência
de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a
criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros
das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a
um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários
permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou
seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os
mesmos.
Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua
prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou
recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a
partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos
destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os
documentos considerados importantes na preservação da memória da
instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente,
onde serão guardados em caráter definitivo.
Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características,
recebeu o nome de limbo ou purgatório.
A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional.
Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração
(reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de
eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos
submetidos a este processo.
ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os
documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são
conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a
instituição.
Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor
definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase
permanente jamais serão eliminados.
A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a
história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão
disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas
envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição,
como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.
Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que
provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma
funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é
necessária uma análise de suas características, de forma a identificar
os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua
finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância
histórica (valor secundário).
Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de
documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por
pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da
instituição avaliada.
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos
os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda
para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediária e
permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento,
respectivamente.
Transferência: é o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediária.
Recolhimento: é o envio de documentos da fase corrente ou
intermediária para a fase permanente.
Vantagens da avaliação para a instituição
Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada
documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a
instituição:
- Ganho de espaço físico;
- Maior facilidade na organização e recuperação da informação,
uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e
materiais empregados na guarda dos documentos nos
arquivos.
de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou
permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos
documentos o
u ainda teoria das três idades.VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades
(corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira
análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a
sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do
documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou
secundário.
Valor Primário
Entende-se por documento de valor primário aquele que atende
às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento
que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode,
a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência
funcional.
Na prática, todo documento nasce com valor primário, que
também é comumente chamado de valor administrativo, devido às suas
características. Durante um determinado período, que varia de documento
para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do
documento.
Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os
responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua
criação até a prescrição para fins administrativos.
Valor Secundário
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados
importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da
sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou
histórico.
Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a
maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo,
ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em
caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo
permanente.
ARQUIVO CORRENTE
O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é
assim definido por Marilena Leite Paes:
“É o arquivo constituído de documentos em curso ou
consultados freqüentemente, localizados nos próprios
setores que os receberam ou produziram ou em
dependências próximas e de fácil acesso”.
Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente
apresenta as seguintes características:
- É a fase em que os documentos são produzidos;
- É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;
- Apresenta grande freqüência de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos
setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados
freqüentemente, devem estar localizados nos próprios setores que
os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso
(arquivo central ou geral).
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os
documentos que, mesmo não sendo de uso freqüente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relação com seu conteúdo.
Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem
conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência
de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a
criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros
das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a
um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários
permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou
seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os
mesmos.
Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua
prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou
recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a
partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos
destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os
documentos considerados importantes na preservação da memória da
instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente,
onde serão guardados em caráter definitivo.
Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características,
recebeu o nome de limbo ou purgatório.
A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional.
Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração
(reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de
eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos
submetidos a este processo.
ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os
documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são
conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a
instituição.
Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor
definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase
permanente jamais serão eliminados.
A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a
história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão
disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas
envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição,
como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.
Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que
provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma
funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é
necessária uma análise de suas características, de forma a identificar
os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua
finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância
histórica (valor secundário).
Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de
documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por
pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da
instituição avaliada.
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos
os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda
para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediária e
permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento,
respectivamente.
Transferência: é o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediária.
Recolhimento: é o envio de documentos da fase corrente ou
intermediária para a fase permanente.
Vantagens da avaliação para a instituição
Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada
documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a
instituição:
- Ganho de espaço físico;
- Maior facilidade na organização e recuperação da informação,
uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e
materiais empregados na guarda dos documentos nos
arquivos.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,
forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia.
Suporte
Entende-se por suporte o material físico empregado para
confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi
escrito/impresso.
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos
documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenção
do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro,
o pergaminho e até mesmo pedra ou argila.
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de
informações, é comum a utilização de suportes eletrônicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico
etc.
Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de
diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos
necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos
especiais, vistos anteriormente).
Gênero
O gênero de um documento é determinado considerando
aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram
registradas. Os gêneros mais comuns são:
Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em
formato de texto (documentos escritos) como ofícios,
memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc.
Iconográficos: São documentos que apresentam como
informação imagens estáticas, como fotografias,
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.
Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma
reduzida, imagens representando áreas maiores. Os
exemplos mais comuns são mapas e plantas.
Micrográficos: Documentos resultantes do processo de
microfilmagem. Podem se apresentar em formato de
microfilme ou microficha.
Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em
forma de som.
Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos.
Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrônico.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO
Se considerarmos as informações contidas em um documento,
podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.
Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contém
informações comuns, cuja divulgação não comprometa a segurança ou
o bom andamento das atividades rotineiras da instituição e que, por
isso, não exijam medidas especiais de segurança e guarda no que se
refere à sua divulgação.
Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu
conteúdo informações de caráter restrito, requerem medidas especiais
de segurança no que se refere à sua guarda e conservação.
Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:
“Ultra-secretos: São classificados como ultra-secretos os
documentos que requeiram excepcional grau de segurança
e cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: São classificados como secretos documentos que
requeiram ato grau de segurança que só podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a
dele tomar conhecimento, funcionalmente.
Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos,
que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial
a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento
do público em geral.”
Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,
forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia.
Suporte
Entende-se por suporte o material físico empregado para
confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi
escrito/impresso.
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos
documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenção
do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro,
o pergaminho e até mesmo pedra ou argila.
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de
informações, é comum a utilização de suportes eletrônicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico
etc.
Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de
diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos
necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos
especiais, vistos anteriormente).
Gênero
O gênero de um documento é determinado considerando
aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram
registradas. Os gêneros mais comuns são:
Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em
formato de texto (documentos escritos) como ofícios,
memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc.
Iconográficos: São documentos que apresentam como
informação imagens estáticas, como fotografias,
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.
Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma
reduzida, imagens representando áreas maiores. Os
exemplos mais comuns são mapas e plantas.
Micrográficos: Documentos resultantes do processo de
microfilmagem. Podem se apresentar em formato de
microfilme ou microficha.
Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em
forma de som.
Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos.
Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrônico.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO
Se considerarmos as informações contidas em um documento,
podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.
Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contém
informações comuns, cuja divulgação não comprometa a segurança ou
o bom andamento das atividades rotineiras da instituição e que, por
isso, não exijam medidas especiais de segurança e guarda no que se
refere à sua divulgação.
Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu
conteúdo informações de caráter restrito, requerem medidas especiais
de segurança no que se refere à sua guarda e conservação.
Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:
“Ultra-secretos: São classificados como ultra-secretos os
documentos que requeiram excepcional grau de segurança
e cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: São classificados como secretos documentos que
requeiram ato grau de segurança que só podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a
dele tomar conhecimento, funcionalmente.
Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos,
que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial
a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento
do público em geral.”
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia
arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados
arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos.
Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas físicas ou jurídicas).
QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA
Considerando as características dos documentos mantidos em
um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.
São arquivos especiais: aqueles que mantém sob sua guarda
documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem
medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.
Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não
forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente
comprometidas em virtude de suas características físicas.
São exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CD´s;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vídeo
São arquivos especializados: arquivos que mantém sob sua guarda
documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não
misturam assuntos diversos em seu acervo.
São exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos médicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.
QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO
Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com
relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para
a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade
de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de
maneira padronizada.
QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS
Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida)
os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de
terceira idade).
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão
conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos
intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função
administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória
(história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente.
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia
arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados
arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos.
Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas físicas ou jurídicas).
QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA
Considerando as características dos documentos mantidos em
um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.
São arquivos especiais: aqueles que mantém sob sua guarda
documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem
medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.
Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não
forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente
comprometidas em virtude de suas características físicas.
São exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CD´s;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vídeo
São arquivos especializados: arquivos que mantém sob sua guarda
documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não
misturam assuntos diversos em seu acervo.
São exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos médicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.
QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO
Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com
relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para
a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade
de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de
maneira padronizada.
QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS
Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida)
os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de
terceira idade).
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão
conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos
intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função
administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória
(história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA
ARQUIVO
De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para
guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que
servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma
mais precisa, que:
Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma
pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado
a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de
guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram
ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo
é denominado acervo.
FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os
documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a
facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa
organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize
seus recursos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende,
fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à
história.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as
informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da
empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os
clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem
informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode
também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos
relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.
Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou
qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.
DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e
disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem
características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de
forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com
objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal
finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais.
Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as
atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades)
são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações
não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são
conservadas nas bibliotecas.
Formas de ingresso dos documentos na instituição
Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume
enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de
formas variadas.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria
instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras
instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,
no interesse das atividades orgânicas da instituição.
Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico
(como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e
adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição
se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda,
através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca)
com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos
em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias
para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos
de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos
exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificação ou codificação dos documentos
Existem várias maneiras diferentes para se organizar os
documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento, sendo
que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de
um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes
ou prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação,
com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas préestabelecidos
e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca),
os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades
desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará
códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados
por suas atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem
entre si a partir dos seguintes aspectos:
De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para
guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que
servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma
mais precisa, que:
Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma
pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado
a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de
guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram
ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo
é denominado acervo.
FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os
documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a
facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa
organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize
seus recursos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende,
fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à
história.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as
informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da
empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os
clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem
informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode
também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos
relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.
Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou
qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.
DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e
disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem
características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de
forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com
objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal
finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais.
Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as
atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades)
são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações
não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são
conservadas nas bibliotecas.
Formas de ingresso dos documentos na instituição
Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume
enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de
formas variadas.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria
instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras
instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,
no interesse das atividades orgânicas da instituição.
Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico
(como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e
adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição
se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda,
através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca)
com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos
em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias
para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos
de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos
exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificação ou codificação dos documentos
Existem várias maneiras diferentes para se organizar os
documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento, sendo
que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de
um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes
ou prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação,
com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas préestabelecidos
e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca),
os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades
desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará
códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados
por suas atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem
entre si a partir dos seguintes aspectos:
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