MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas
para colocar documentos em ordem em um arquivo.
Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético,
geográfico, numérico e ideográfico. Cada método tem suas
particularidades, a saber:

MÉTODO ALFABÉTICO

No método alfabético, o principal elemento a ser considerado
para a organização dos documentos e a sua posterior localização é o
nome. Este método é muito utilizado nas organizações, e apresenta como
vantagens ser um método fácil e rápido. No entanto, ao armazenar um
grande volume de informações, é comum a ocorrência de erros, devido
ao cansaço visual por parte do funcionário e à grande variedade de grafia
dos nomes.

A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos
documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este método é denominado Variadex.
Portanto, o método variadex utiliza cores como elementos auxiliares
para facilitar a localização e a recuperação dos documentos, e é uma
variação do método alfabético.

Regras de alfabetação
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas
regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas.
São elas:

1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e
depois, o prenome.
Araújo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Ferreira, Maria Souza
Vasconcelos, Luís dos Santos

Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo
prenome.
Ferreira, André
Ferreira, João
Ferreira, Paulo

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen
não devem ser separados.
Bom Tempo, Cláudia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Monte-Verde, Juvenal Silva
Santos-Dumont, Alberto
Vilas Boas, Bernardo Alves

Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa
seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, João Barbosa
São Tiago, Bernardo Oliveira

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem
preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro

4) Artigos e preposições não devem ser considerados.
Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Luciana Oliveira da

Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que
acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é
considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
Mc Cain, John
O´Brian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael

5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho,
devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.
Araújo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Júnior, Lucas Tavares
Ferreira Neto, Maria Souza
Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos

6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados.
Devem ser colocados no final, entre parênteses.
Alves, José Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último
sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua
espanhola, que tem regras especificas.
Camões, Luis Vaz de
Clinton, Bill
Newton, Isaac
Shakespeare, William

8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua
espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome
e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos
para o início.
Bolaños Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Garcia, Roman

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por
exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se
apresentam, sem qualquer alteração.
Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Tsé Tung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da
mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início
para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não
deve ser feita qualquer alteração.
Associação Brasilense de Arquivologia
Bi-ba-bô Shopping
Boticário (O)
Casas Bahia
Fundação Getúlio Vargas
Globo (O)
Times (The)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no
final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome
do evento e não pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
Encontro de Arquivistas (IV)
Seminário de Jornalistas (18º)

Obs.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.
Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II)
Encontro de Arquivistas (III)

MÉTODO GEOGRÁFICO
O método geográfico é utilizando quando os documentos são
organizados pela procedêcia ou local, ou seja, quando a instituição opta
por classificar os documentos pelo local de origem.

No entanto, de acordo com a literatura arquivística, algumas
regras devem ser adotadas para a correta utilização do método geográfico:

1) Na ordenação de documentos por estado ou país, os mesmos
devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior
localização. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um
mesmo estado ou país deverão ser organizadas de forma alfabética, mas
mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade
mais procurada e com o maior número de documentos.

Exemplo:



















2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem haver a
separação por estado, não há a necessidade de se colocar as capitais no
início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que,
ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente,
para o caso de cidades com o mesmo nome.

Exemplo:
Anápolis (Goiás)
Crato (Ceará)
Custódia (Pernambuco)
Passo Fundo (Rio Grande do Sul)
Vitória (Espírito Santo)

MÉTODO NUMÉRICO

O método numérico, como o próprio nome diz, é aquele em que
os documentos são ordenados por número. Na utilização deste método,
pode-se optar por três maneiras distintas: numérico simples, cronológico
ou dígito-terminal.

O método numérico simples é adotado quando a organização é
feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado.
É um método muito utilizado na organização de prontuários médicos,
pastas de funcionários, processos e filmes.

No entanto, ao se trabalhar com números maiores, com vários
dígitos, o método numérico simples acaba por se tornar muito lento e
trabalhoso, tanto na organização quanto na localização do documento.

Neste caso, é indicada a utilização do método digito-terminal, onde a
ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento
mais rápido e eficiente.

A seguir, temos um exemplo prático da utilização do método
dígito-terminal.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44

Observe que a ordenação foi feita pelos dois últimos dígitos.

Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores.
O método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar
os documentos por data. É um método largamente utilizado na
organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a
data seja o principal elemento na busca da informação.

MÉTODO IDEOGRÁFICO

O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos
documentos é feita por assunto. É também um método muito utilizado
no dia-a-dia das instituições.

O método ideográfico tem algumas subdivisões que serão
detalhadas a seguir:





Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de
forma alfabética ou numérica.

A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único
nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados
(enciclopédico). Observe a seguir a diferença entre os dois métodos.

Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,
onde foram criadas as seguintes pastas:
- Férias
- Contas a pagar
- Aposentadoria
- Empréstimos bancários
- Licença médicas
- Contas a receber
- Freqüência
- Licença maternidade
- Empréstimos rurais

A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se dar em
um único nível ou em níveis hierarquizados, de acordo com a
conveniência do usuário. Na prática, a ordenação será efetivada da
seguinte forma: