PROTOCOLO

Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os
documentos se caracterizam por sua grande freqüência de consulta e
por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto,
que a instituição adote mecanismos capazes de controlar esta tramitação,
de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário.
Esta atividade de controle é conhecida como protocolo, que e constituído

Esta avaliação resultará na elaboração de um instrumento, que
regulará o prazo de guarda e a destinação final de cada documento da
instituição. É a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
deverá ser aprovada por uma autoridade competente do órgão, para que
possa ser aplicada na instituição.

Cada instituição deverá possuir sua própria tabela de
temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para
empresa, de acordo com as atividades específicas de cada uma.

A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com
exemplos hipotéticos, a fim de permitir uma melhor compreensão do
assunto.












pelas seguintes tarefas:
- Recebimento da correspondência que chega na instituição;
- Separação da correspondência particular da correspondência oficial
(da instituição);
- Distribuição da correspondência particular para os destinatários;
- Separação da correspondência de caráter ostensivo da
correspondência sigilosa;
- Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatário (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em
um sistema de controle ou ficha de protocolo);
- Efetivar a autuação dos processos (inserção de capa, onde serão
registrados os dados básicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários
internos (distribuição) ou externos (expedição);
- Controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente
através de sistema informatizado ou livros de protocolo.